¿Cómo configurar mi email? IMAP vs. POP3 vs. SMTP: Una explicación detallada

Habitualmente no le damos importancia a un tema que en realidad la tiene y mucho y es cómo configuramos nuestro email. Por regla general metemos los datos que nos pide el ordenador y móvil y en cuanto empecemos a recibir el correo y a enviarlo todo esta OK, sin embargo, no es algo baladí y es que según cómo este configurado el email vamos a tener unas ventajas e inconvenientes.

En resumen, el Pop descarga todo en nuestro ordenador, el IMAP muestra una copia del servidor, pero no está descargado en nuestro equipo y el SMTP es el protocolo de envío. En el mundo del correo electrónico, es esencial comprender los protocolos que permiten la recepción y envío de mensajes. Los más destacados son IMAP, POP3 y SMTP. Cada uno desempeña un papel específico y presenta características particulares que conviene conocer.

Todo los emails deberemos configurarlos con el certificado SSL activo.

¿Qué es POP3?

POP3, o Protocolo de Oficina de Correos versión 3, es un método que permite a los usuarios descargar correos electrónicos desde un servidor a su dispositivo local. Este protocolo, desarrollado en la década de 1980, fue diseñado para facilitar el acceso a los correos en una época donde la conectividad constante no era común.

Funcionamiento de POP3

Al utilizar POP3, los correos electrónicos se descargan desde el servidor al dispositivo del usuario y, por defecto, se eliminan del servidor (lo cual es fácil de cambiar para que SIEMPRE quede una copia en el servidor y tengamos varios ordenadores descargando el mismo correo como seguridad). Esto implica que los mensajes quedan almacenados localmente, lo que permite acceder a ellos sin conexión a internet. Sin embargo, esta característica también significa que, si se accede al correo desde múltiples dispositivos, los mensajes no estarán sincronizados entre ellos.

También todas nuestras conversaciones, archivos adjuntos… estarán guardados en nuestro equipo y copias de seguridad que hagamos.

Por no hablar que cuando hacemos búsquedas de archivos, emails… es más potente nuestro ordenador a la hora de personalizar las búsquedas.

¿Qué es IMAP?

IMAP, o Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet, es una alternativa más moderna y flexible en comparación con POP3. Desarrollado para permitir el acceso a correos electrónicos desde múltiples dispositivos, IMAP mantiene los mensajes en el servidor, facilitando la sincronización en tiempo real.

Funcionamiento de IMAP

Con IMAP, los correos electrónicos permanecen en el servidor y se sincronizan en todos los dispositivos desde los cuales se accede a la cuenta. Esto permite que las acciones realizadas en un dispositivo, como leer, eliminar o mover correos, se reflejen automáticamente en los demás. IMAP es especialmente útil en entornos donde se requiere acceder al correo desde diferentes ubicaciones o dispositivos.

¿Qué es SMTP?

SMTP, o Protocolo Simple de Transferencia de Correo, es el  sistema estándar utilizado para el envío de correos electrónicos. A diferencia de IMAP y POP3, que se centran en la recepción de mensajes, SMTP se encarga exclusivamente de la transmisión de correos desde el cliente al servidor de correo del destinatario.

Funcionamiento de SMTP

Cuando se envía un correo electrónico, el cliente de correo utiliza SMTP para transmitir el mensaje al servidor de correo saliente, que a su vez lo dirige al servidor del destinatario. Este protocolo asegura que los correos lleguen a su destino de manera eficiente y confiable.

Diferencias clave entre IMAP y POP3

• Almacenamiento de mensajes: POP3 descarga y, generalmente, elimina los correos del servidor, almacenándolos localmente. IMAP mantiene los mensajes en el servidor, permitiendo acceso desde múltiples dispositivos.
• Sincronización: IMAP ofrece sincronización en tiempo real entre dispositivos, mientras que POP3 no sincroniza acciones realizadas en diferentes equipos.
• Acceso sin conexión: POP3 permite acceder a los correos descargados sin conexión a internet. Con IMAP, aunque es posible acceder a correos previamente sincronizados sin conexión, se requiere internet para interactuar completamente con el servidor.

¿Qué protocolo elegir?

La elección entre IMAP y POP3 depende de las necesidades individuales:

• IMAP es ideal para quienes acceden a su correo desde múltiples dispositivos y desean mantener la sincronización entre ellos. Pero sobre todo para no consumir recursos de memoria de nuestros móviles y portátiles si tienen baja capacidad.
• POP3 puede ser adecuado para usuarios que prefieren almacenar sus correos localmente y acceder a ellos sin conexión, utilizando un único dispositivo. Sobre todo de cara a documentos de empresas, proveedores y trabajo donde necesitamos tener guardado los archivos adjuntos y tener una copia de seguridad de todo.

En resumen, comprender las funciones y diferencias de IMAP, POP3 y SMTP es esencial para gestionar eficazmente el correo electrónico, garantizando que se adapte a las preferencias y necesidades de cada usuario.

¿Nuestra recomendación para configurar el email?

Cuando tenemos unas cuentas importantes (de trabajo principalmente) siempre la configuración en POP3 en los equipos principales donde podamos hacer copias de seguridad y configurar nuestro programa de correo para que en el SMTP siempre que mande un mail a alguien nos mande una copia oculta (CCo) del mismo y tenerlo en el resto de equipos (debemos recordar que en el Pop y SMPT a diferencia del IMAP no se queda en el servidor esos correos enviados por lo que tenemos que “forzar” que se queden las copias).

Luego crearemos una regla en nuestro programa de correo que diga que todo el correo que venga de nuestra propia cuenta de email la redirija a la carpeta de “enviados” y así tendremos todos copia de todo y descargado en nuestros equipos.

Qué cuidados debemos de tener con el IMAP

Que nos nos copien la contraseña y tener al menos una copia de todo en algún ordenador. No es la primera vez que algún usuario por error borra el correo seleccionando todo el mail de la bandeja de entrada y suprimiendo con la tecla, y en este punto salvo que nos demos cuenta porque esta en papelera nos podemos quedar definitivamente sin emails.

Sin embargo la mejor razón para NO tener en todos los equipos el IMAP (que por otro lado es muy cómodo) es que si nos interceptan la clave en alguna wifi no segura o simplemente porque hemos tenido un virus en algún equipo que ha interceptado la clave ponemos a merced de unos indeseables TODO nuestro correo. ¿Os habéis parado a pensar el valor de todo nuestro email para terceros con conocimientos para hackear?. Tener correo de años en un servidor al que conectamos un montón de dispositivos todos los días no es la mejor opción y ya no por la seguridad del propio servidor que seguro es muchísimo más alta que la que nosotros podamos tener en nuestros equipos sino porque la de nuestros equipos conectándose a ellos la hacen más vulnerable.

Recomendación de seguridad para el email

Esto ya es una opinión personal mía como autor de este artículo, mi recomendación es tener en uno o dos ordenadores importantes todo configurado por POP3 y con sus copias de seguridad correspondientes y dejar el resto de dispositivos por IMAP con la configuración de envíos en CCo para tener copia de todo lo que se manda. Luego dejar la configuración para que el ordenador BORRE todo el correo pasado 30 días, así en los dispositivos más vulnerables tendremos solo 1 mes de antigüedad y en los más relevantes todo. Además si alguien hackea nuestro email solo podrá acceder al último mes y la información estará más restringida.